Careers

Office Manager

Location: Leuven, Belgium | Department: General

Datadobi is a leader in unstructured data migration and protection software. With 10 years of experience in building high-quality software and delivering high-quality service, Datadobi has a reputation of being a vendor that really delivers on its promises. Datadobi’s customers are large financial, health care, energy, and other enterprises whose unstructured data is critical to their business. Dell EMC is Datadobi’s largest partner where we are part of the Dell EMC Select program, have a Master Services Agreement, and an Enterprise License Agreement for use of our software by Dell EMC PS world-wide.

Headquartered in the medieval town of Leuven, Belgium, across the canal from the world’s largest brewer (Anheuser-Busch InBev, that makes Stella Artois), Datadobi is a global company with offices in the US, UK, Germany, and Australia. Our agile, high-energy culture rewards top performance and the contributions of those passionate about our collective growth and success.

Voor ons kantoor in Leuven, zijn we op zoek naar een Office Manager.

Taken en verantwoordelijkheden

Finance:

  • Je zorgt voor de uitgaande facturatie.
  • Je maakt de intercompany facturen op. Hiervoor communiceer je met de verschillende accountants en wissel je de gemaakte kosten uit.
  • Je gaat achter de goedkeuring van de inkomende facturen aan en bereidt alle betalingen voor.
  • Je volgt de betalingen op bij onze internationale partners en zorgt voor een update van de cashflow.
  • Je controleert alle onkosten tov de betalingen.
  • Je rapporteert de maandelijkse personeelskosten aan de US accountants.
  • Het boekhoudkantoor verzorgt de maandelijkse btw-aangifte. Hiervoor verzamel je alle boekhoudkundige stukken.

Office management:

  • Je organiseert de company events.
  • Je verzorgt de office bestellingen en de courier shipments.
  • Je bent verantwoordelijk voor de goede werking van het kantoor en hebt contact met alle leveranciers wb het gebouw (beheersmaatschappij gebouw, onderhoudsteam, etc.).
  • Je bent het eerste aanspreekpunt aan de telefoon.

Administratie:

  • Je biedt algemene administratieve ondersteuning.
  • Je organiseert de travel van het management.
  • Je plant afspraken (ontmoeting, interviews, etc.) in voor het management.
  • Je volgt de timesheets van onze consultants op en zorgt voor de approval.
  • Je bewaakt Salesforce:

    • Onderhoud van de database, zoals het samenvoegen van dubbele accounts, het controleren van gegevens op correctheid, etc.
    • Controle of rapporten correct gegenereerd zijn.

Profiel

  • Je bent in het bezit van een bachelordiploma office of bedrijfsmanagement; kandidaten met een 7e specialisatiejaar kantooradministratie en gegevensbeheer komen ook in aanmerking.
  • Je hebt reeds enkele jaren ervaring opgedaan.
  • Je denkt out of the box en hebt een hands-on werkattitude.
  • Je speelt kort op de bal om alles op te volgen en af te werken.
  • Je bent een administratieve duizendpoot en hebt de nodige discipline.
  • Je werkt heel nauwkeurig, proactief, en zelfstandig.
  • Je spreekt perfect Nederlands en hebt een zeer goede beheersing van de Engelse taal, zowel geschreven als gesproken; andere talen zijn een plus.
  • Je bent vertrouwd met MS Office Pakketten; Excel kent voor jou weinig geheimen.
  • Je hebt kennis van Salesforce.

Ons aanbod

  • Je komt terecht in een internationale omgeving in een groeiende en innovatieve onderneming.
  • Een fulltime contract met flexibele werktijden. Een 4/5-contract verspreid over 5 werkdagen is eveneens mogelijk.
  • Een competitief loon, aangevuld met extralegale voordelen (groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, smartphone, en mobility budget).

Interesse in deze boeiende job?

Mail je Engelstalige CV en motivatiebrief naar careers@datadobi.com.

Apply Now

Datadobi is an equal opportunity employer.